بررسی راهکارهایی برای همکاری هوشمندان

بسیاری از شرکت‌های کوچک به ضرورت و اهمیت استخدام کارمند در نقاط دور دست پی برده‌اند و می‌دانند که حتی کار کردن با مشتریان و شرکای تجاری راه دور، از اهمیت شایانی برخوردار است شرکت‌ها می‌توانند با بهره‌گیری از امکاناتی که اینترنت برای متصل کردن گروه‌های کاری در اختیار آنها قرار داده است افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهبود بخشیدن به ارتباط را امکان

دسته بندی	علوم انسانی
فرمت فایل	doc
حجم فایل	9 کیلو بایت
تعداد صفحات فایل	15

دریافت فایل

فروشنده فایل

کد کاربری 8044

تمام فایل ها

راهکارهایی برای همکاری هوشمندان

بسیاری از شرکت‌های کوچک به ضرورت و اهمیت استخدام کارمند در نقاط دور دست پی برده‌اند و می‌دانند که حتی کار کردن با مشتریان و شرکای تجاری راه دور، از اهمیت شایانی برخوردار است. شرکت‌ها می‌توانند با بهره‌گیری از امکاناتی که اینترنت برای متصل کردن گروه‌های کاری در اختیار آنها قرار داده است. افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهبود بخشیدن به ارتباط را امکان پذیر کنند. در زیر به شش ابزار مهم برای ارتقای بهره‌روی کار از راه دور (Remote Work) اشاره می‌شود:

1) سیستم‌های تقویم اشتراکی

بعضی از گروه‌هایی‌که روش کار از راه دور را برگزیده‌اند، به اهمیت سیستم تقویم اشتراکی واقف نیستند. کارمندان می‌توانند با اعلام برنامه‌های کاری خود در شبکه و مراعه به دفاتر کاری خود و مطالعه برنامه کاری سایر کارمندان، قرار ملاقات‌های ضروری را بدون این برنامه، آنها ناگزیر خواهند بود به طور مستقیم با تمام اعضای شرکت کننده، تماس حاصل کرده و تا رسیدن به یک تاریخ مناسب جهت برگزاری جلسه، به این تماس‌ها ادامه دهند. این کار نه تنها ساعات با ارزش کاری را به هدر می‌دهد، بلکه باعث افزایش هزینه تلفن شرکت‌ها نیز می‌شود.

2) پایگاه‌های داده اشتراکی برای تماس‌ها

پایگاه داده اطلاعات تماس، به اندازه منابع اشتراکی ارزش دارند. شرکت‌ها می‌توانند با ایجاد یک یک لیست مشترک از آدرس‌ها، شماره تلفن‌ها و سایر اطلاعات مربوط به تماس در شبکه، دسترسی کارمندان خود را به آخرین اطلاعات تماس، تضمین کنند. بدین ترتیب دیگر نیازی به جست و جو در میان انبوه یادداشت‌ها یا استفاده از خدمات راه دور مخابرات، برای دسترسی به اطلاعات تماس سایر اعضای گروه نیست. همچنین وجود یک پایگاه داده اشتراکی تضمین می‌کند که یک شرکت پس از استعفا یا بازنشستگی کارمندان، به شماره تلفن‌های مهم دسترسی دارد. بدون این برنامه‌، پس از استعفای یک کارمند، فهرست اسامی تماس‌های او نیز از شرکت خارج می‌شود.

3) ذخیره سازی اسناد به صورت تمرکز یافته

ویرایش و انتقال اسناد به صورت مستقیم از طریق یک دفتر کار online در مقایسه با دسترسی از راه دور یا شبکه‌های پست الکترونیک کار‌آمدتر است، زیرا کارمندان می‌توانند بدون تماس با یک سرور یا دریافت نامه‌های الکترونیکی از شبکه، اسناد را مشاهده و یا بازیابی کنند. استفاده از ابزازهای ایجاد شبکه‌ای اینترانت (intranet) یا اکسترانت (Extranet) مانند برنامه ShardPoint Team Services محصول شرکت bCentral به اعضای یک گروه اجازه می‌دهد تا با چند کلیک ماوس، این دفاتر مجازی را بر پا کنند.

استفاده همزمان از Office XP مایکروسافت و برنامه SharePoint، جریان مبادله اسناد را هموارتر می‌کند، زیرا کارمندانی که از برنامه‌های کاربردی مشترکی چون Word و Excel استفاده می‌کنند، می‌توانند اسناد را با استفاده از ویژگی‌ “Save As” نرم افزار خود، مستقیماً در دفاتر مجازی Share Point ذخیره کنند.

4) تابلوهای اعلانات

شرکت‌ها می‌توانند با قرار دادن مستقیم اعلان‌های خود در دفاتر کاری مجازی مشترک، فرآیند اطلاع رسانی به گروه های راه دور را به صورت خودکار انجام دهند. این قابلیت موجب کاهش در مراحل اداری برای ایجاد، آدرس دهی و ارسال اعلانات کاغذی یا الکترونیکی می‌شود. این روش ارتباط، در صورت به وجود آمدن یک کادر اعلان در بالای وب سایت مشترک گروه، یک گام فراتر خواهد رفت.

5) کنفرانس‌های مجازی

ایجاد ارتباط زنده با کارمندان با استفاده از نرم افزارهای مخصوص برگزاری کنفرانس، قابل دستیابی است. به جای جلسات حضوری یا تماس تلفنی می‌توانید از این ابزارها برای کاهش هزینه‌ها و به حداکثر رساندن راندمان، استفاده کنید.

6) پیام رسانی فوری

پیام رسانی فوری (instant Messaging) به اعضای یک گروه امکان گفت و گوی online، به جای مکالمه تلفنی را می‌دهد. این قابلیت به خصوص برای کارمندان که پیوسته نیاز به برقراری ارتباط دارند اما نمی‌خواهند زمان زیادی را صرف مکالمات تلفنی کنند، بسیار مفید است.

مترجم: ثریا پاک نظر

بررسی راهکارهایی برای همکاری هوشمندانسیستمهای تقویم اشتراکیذخیره سازی اسناد به صورت تمرکز یافته